Mesuji Beralih ke Era Digital: Arsip Elektronik Tingkatkan Efisiensi Pangan
Gantanews.co – Dinas Ketahanan Pangan Kabupaten Mesuji adakan sosialisasi Inovasi Manajemen Arsip Elektronik. Sekretaris Dinas Ketahanan Pangan Mesuji Agus Riyanto, SP sebagai penggagas inovasi Manajemen Arsip Elektronik pada Dinas Ketahanan Pangan memeberikan penjelasan definisi dan fungsi arsip elektronik.
Arsip digital adalah cara yang modern dan efektif untuk mengelola dokumen atau informasi Anda. Dengan menggunakan arsip digital, kita dapat lebih mudah mengakses, mengorganisir, dan mencari informasi yang Anda butuhkan kapan saja dan di mana saja
5 FUNGSI ARSIP DIGITAL
Arsip digital memiliki beberapa fungsi penting mulai dari menyimpan informasi hingga dapat meningkatkan aksesibilitas. Ini dia 5 fungsi arsip digital:
1. MENYIMPAN INFORMASI:
Fungsi utama arsip digital adalah menyimpan informasi secara elektronik. Hal ini memudahkan akses dan pengambilan kembali informasi tersebut, serta mengurangi ketergantungan pada dokumen fisik.
2. MENGHEMAT RUANG:
Dengan menggunakan arsip digital, perusahaan atau individu dapat menghemat ruang penyimpanan karena tidak memerlukan ruang penyimpanan fisik seperti rak buku atau filing cabinet.
3. MENINGKATKAN EFISIENSI:
Arsip digital memungkinkan informasi untuk diakses, dicari, dan diatur dengan lebih cepat dan efisien daripada arsip fisik, sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas.
4. MENINGKATKAN KEAMANAN:
Arsip digital dapat dilindungi dengan password atau enkripsi, sehingga informasi yang disimpan dalam arsip digital lebih aman dan terlindungi dari ancaman seperti pencurian atau kerusakan akibat bencana alam.
5. MENINGKATKAN AKSESIBILITAS
Dengan arsip digital, informasi dapat diakses dari jarak jauh dan dengan berbagai perangkat elektronik, sehingga memudahkan aksesibilitas bagi para pengguna.
5 CONTOH ARSIP DIGITAL
Terdapat beberapa contoh arsip yang berbentuk elektronik digital yang dapat disimpan menggunakan alat elektronik, seperti komputer. Contoh-contoh tersebut antara lain:
1. ARSIP REKAMAN SUARA ATAU AUDIO:
Jenis arsip ini biasanya direkam atau disimpan dalam bentuk suara, dan dapat meliputi berbagai macam rekaman suara, seperti rekaman seminar, wawancara, atau acara penting lainnya.
2. ARSIP REKAMAN GAMBAR:
Jenis arsip ini meliputi berbagai macam rekaman gambar atau foto dalam format digital, seperti dokumen, laporan, atau informasi penting lainnya yang disimpan dalam bentuk file gambar.
3. ARSIP DIGITAL ATAU ELEKTRONIK:
Arsip ini meliputi berbagai macam dokumen dalam bentuk digital, seperti email, file dokumen, presentasi, spreadsheet, dan informasi penting lainnya yang disimpan dalam bentuk file elektronik.
4. ARSIP TULISAN DALAM BENTUK PENGETIKAN:
Arsip tulisan meliputi berbagai macam dokumen dalam bentuk tulisan, seperti dokumen kontrak, surat, laporan, dan informasi penting lainnya yang disimpan dalam bentuk file dokumen.
5. ARSIP MICROFILM:
Arsip microfilm adalah berbagai macam dokumen yang disimpan dalam bentuk microfilm, yang merupakan salinan kecil dari dokumen asli yang diperkecil dalam ukuran dan disimpan dalam bentuk film khusus. (mintarso)
